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同盛吉成律师事务所律师业务档案立卷归档办法
  发表日期:2009年5月12日    本文共浏览8342 次      作者:桂林律师宋正发   【编辑录入:szf2008
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同盛吉成律师事务所

律师业务档案立卷归档办法

200711日合伙人会议讨论通过)

一、总则

第一条  为反映我所律师维护法律正确实施的过程和维护委托人合法权益所作出的努力,体现我所律师在我国民主与法制建设中的作用,促进我所律师在业务方面的相互交流与学习,推动我所律师业务的发展,根据司法部的有关规定制定本办法。

第二条  凡属本所律师所承办的律师业务,均应按本办法的规定要求立卷归档和装订成册,并移交本所统一管理。

立卷归档工作由承办律师或者其助理负责。

第三条  各律师的律师业务归档应按诉讼、非诉讼和涉外三类立案归档。其中:诉讼类律师业务包括刑事(含刑事辩护和刑事代理)、民事诉讼代理及行政诉讼代理等;非诉讼类律师业务包括法律顾问、仲裁代理、咨询与代书及其他非诉讼业务;涉外类律师业务,根据具体情况按前两类确定。

第四条  律师业务档案均应按年度立卷,并按一案一卷、一卷一号的原则装订。常年法律顾问的业务,应按单位分别立卷,并应做到一年一卷或一届一卷。

属本所两个以上律师共同承办同一案件或同一法律事务一般应合并立卷装订,但属与外所律师合办的律师业务则应分别立卷装订。

第五条  各律师承办业务中所使用的各种证明材料、往来公文、谈话或调查笔录等,均应用钢笔或毛笔书写签发,并应做到字体整齐、清晰。

二、案卷材料的收集、整理和排列顺序

第六条  各律师所承办的案件和法律事务,在案结或办理完毕之后,均应将卷宗中的全部文书材料进行一次全面的检查和整理,补齐遗漏的材料,收集缺失的法律文书,内容相同的文字材料只存一份,已提交法院、仲裁机构或其他有关部门的证据材料,可以副本或复印件入卷归档,属已解除委托合同或当事人撤诉的案件,应有相应的证明文件、裁定或说明附卷。

第七条  下列文书材料,不必立卷归档:

1、律师受托之前,当事人询问如何办理委托手续的信件、电文、电话记录、谈话记录以及复函。

2、没有参考价值的信封;

3、未经签发的文电草稿,历次修改的文件草稿;

4、其他与该立卷归档的律师业务无任何联系的材料。

第八条  在立卷归档当中,遇不便附卷装订的视听资料或实物证据等,承办律师应将该视听资料或证据实物的照片及物证的名称、数量、规格、特征、保管处所、质量及检查证明等记载另行装存于卷后,分别保管。

第九条  各律师立卷归档的卷宗,均应按照案卷封面、卷内目录、案卷材料、备考表及卷底的顺序排列。而卷内的档案材料则应按照诉讼程序的客观进程或时间顺序排列。具体的排列顺序按附后的《律师业务卷宗材料装订顺序表》执行。

三、立卷编目和装订

第十条  律师业务档案一律使用阿拉伯数字逐页编码,两面有字的要两面编码,无字页不编页码。页码位置正面在右边上角,背面在左上角,用打号机打印。

第十一条  档案的立案装订时,均应用钢笔或毛笔填写案卷封面及卷内目录(含备考内容),内容要清楚,字迹要工整,卷内文字材料的说明,可按页码顺序填写在备考表内或卷内目录的备注栏。

第十二条  承办案件收案日期应以委托书签订日期或法院指定办理的日期为准;结案日期则以承办律师的当事人收到判决书、裁定书或者调解书之日为准;其他非诉讼法律事务,则以委托事项办结之日为结案之日;法律顾问业务的收结日期,分别应以法律顾问聘用合同的签订与终止的日期为准。

第十三条  档案的立卷装订前,应做好如下几方面的材料整理工作:

1、对破损的材料应进行必要的修补或复制,复制件应放在原件的后面:

2、对字迹难以辨认的材料应当在原件后附上抄件;

3、主要外文材料应翻译成中文附后;

4、卷面窄于或小于A4纸的材料,应用A4纸加衬底;卷面大于A4纸的材料,应按其他材料的卷面大小折叠整齐;

5、须附卷的信封应打开平放,邮票应设法保留;

6、文书材料上的金属物要全部剔除干净。

第十四条  案卷装订一律使用棉线绳,三孔装订牢固,做到文件齐全、整齐有序、合乎规范。

四、归档管理

第十五条  各律师承办的律师业务案卷材料,均应在案结或事务办结后的三个月内整理和立卷装订。装订成册后,由承办律师负责移送本所档案管理人员,并制定移交清单和办理相应的档案移交手续。

本所档案管理人员应分别为各律师建立相应的档案交接记录(表),并在每季节结束前10天通知各律师移交一次档案卷宗。

第十六条  档案管理人员接受档案移交时,应对所移交的档案进行严格的审查,凡不符合本规定要求的,一律退回立卷人重新整理,全部合格后,方能办理正式移交手续。

第十七条  凡涉及国家机密和个人隐私的律师业务卷宗均应列为密卷,确定密级,并应在档案封面的右上角加盖“密卷”章。

五、其他

第十八条  凡已移交的档案卷宗均应由本所所确定的档案管理员负责妥为管理。本所律师需要借阅的,应办理借阅手续和明确借阅档案的卷号及归还时间。凡属外单位或实习生要求查阅或借阅的,须报本所执行主任批准同意,并办理相应的借阅手续。

第十九条  凡未整理装订册并移交本所档案管理人员的卷宗,均由各承办律师自行妥为保管。

需要转所执业的律师,在办理转所手续之前,须做好相应的档案移交手续,属已结案和已办结的律师业务均应做好案卷材料的整理和立卷工作,并将装订好的卷宗移交本所管理。对尚未结案和尚未办结的律师业务,相关的案卷材料可由转所执业的律师保管,待该律师业务结案和已办结之后,再行档案移交,但应由转所执业的律师与本所档案管理员具列清单,明确尚未移交档案的律师业务的案由及件数等。

第二十条   本办法自合伙人会议讨论通过之日起实行,并由本所合伙人会议负责解释。

附:《律师业务卷宗材料装订序列表》

【刑事案件卷】

1、律师事务所批办单;

2、委托书或指定书;

3、起诉书、上诉书;

4、阅卷笔录及法院案卷证据复印件;

5、会见被告人、委托人、证人笔录;

6、调查材料;

7、承办人提出的辩护或代理意见;

8、集体讨论记录;

9、出庭通知书;

10、辩护词或代理词;

11、裁定书、判决书;

12、上诉书、抗诉书;

13、办案小结。

【民事、行政代理案件卷】

1、律师事务所批办单;

2、委托书(委托代理协议、授权委托书);

3、起诉书、上诉书或答辩书;

4、阅卷笔录及其案卷材料复印件;

5、会见当事人谈话笔录;

6、调查材料(证人证言、书证);

7、诉讼保全申请书、证据保全申请书、先行给付申请书和法院裁定书;

8、承办律师初步代理意见;

9、集体讨论记录;

10、出庭通知书;

11、庭审笔录;

12、代理词;

13、判决书、裁定书、调解书、上诉书;

14、办案小结。

【法律顾问卷】

1、聘方的申请书、聘书或续聘书;

2、聘请法律顾问协议;

3、聘方基本情况介绍材料;

4、办理各类法律事务(如起草规章、审查合同、参与谈判、代理解决纠纷、提供法律建议或法律意见、咨询或代书等)的记录和有关材料;

5、协议存续、中止、终止的情况;

6、工作小结。

【其他非诉讼法律事务卷】

1、委托书

2、与委托人谈话笔录;

3、委托人提供的证据材料;

4、调查材料;

5、律师出具的法律意见,或草拟的法律文书、办理具体法律事务活动的记录等;

6、工作小结。

同盛吉成律师事务所


责任编辑:szf2008

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